Regula.Já
Resumo
O Problema
A Secretaria Municipal de Saúde de Roteiro operava em caos operacional. O processo dependia de planilhas desconectadas e armazenamento de dados sensíveis em celulares pessoais (Shadow IT), violando a LGPD. Esse fluxo manual gerava 40 horas semanais de retrabalho e colocava em risco 6.000 vidas, com solicitações extraviadas por erros de sintaxe e falta de rastreabilidade.
O Desafio
Como único responsável técnico, sem orçamento e sem equipe de desenvolvimento, precisei traduzir demandas abstratas em uma solução viável. O desafio era duplo:
- Manter a operação funcionando hoje (tático)
- Desenhar a arquitetura do software definitivo (estratégico)
A Solução (Entrega Dupla)
Operação Tática (MVP Google Sheets) — REALIZADO: Reestruturei imediatamente os processos usando ferramentas no-code, centralizando dados e sustentando a operação por 12 meses. Resultado: Centralizou os dados, organizou o fluxo e mitigou o risco de perda de informações, sustentando a operação por 12 meses, embora não tenha resolvido o gargalo de tempo no processamento de imagens.
Especificação Técnica (Regula.Já V5): O desenho técnico e funcional de um sistema end-to-end, validado via protótipos de alta fidelidade e pronto para desenvolvimento, projetado para eliminar definitivamente os 18 problemas críticos de infraestrutura através de:
- Estratégia de Continuidade Operacional para estabilizar a operação crítica antes do desenvolvimento final.
- Automação de Processos projetada para eliminar 40 horas semanais de trabalho manual (foco em imagens e documentos).
- Segregação de Dados (App Storage) para eliminar o armazenamento em celulares pessoais.
- Validação de Input (Travas) para erradicar erros de digitação e rejeições técnicas.
- Design System Gov.BR para garantir familiaridade imediata e legitimidade institucional.
- Arquitetura de Informação para transformar dados desestruturados em inteligência de negócio.
O Resultado
A entrega de um pacote de especificação técnica e processo validado. Transformei o caos em um fluxo organizado via MVP e entreguei a Documentação Técnica de Referência incontestável do software V5. Isso garantiu que a Secretaria saísse da paralisia operacional e agora possua um projeto auditável, especificado e tecnicamente pronto para contratação de desenvolvimento, blindado contra riscos de escopo.
Contexto
O Contexto Político e Social
Roteiro é um município do interior de Alagoas com 6.664 habitantes. Em 2025, uma nova gestão assumiu a Secretaria de Saúde encontrando o setor sem qualquer estrutura para a regulação de exames médicos. Como único funcionário designado para a função, recebi uma diretriz puramente operacional:
"Seu cargo é Assistente Administrativo. Protocole os exames e gere listas semanais para enviar ao prefeito."
Não havia sistema, processos, treinamento ou equipe. Apenas a demanda urgente de centenas de cidadãos que dependiam desses exames para diagnóstico e tratamento.
Meu Papel
- Product Manager (Estratégia): Gerenciar o roadmap de crise, definindo o que era crítico para o MVP (Google Sheets) funcionar imediatamente.
- Liderança Técnica (Resourcefulness): Diante da falta de verba, recrutei e gerenciei um desenvolvedor parceiro em modelo colaborativo (voluntário), viabilizando as Provas de Conceito (PoC) técnicas nas fases iniciais.
- Service Designer: Mapear e otimizar a jornada completa (do papel físico ao digital), eliminando gargalos operacionais.
- UX Researcher: Conduzir imersão etnográfica e entrevistas para entender as dores reais dos servidores e cidadãos.
- Compliance (LGPD): Definir políticas de restrição de acesso para mitigar o risco de dados expostos.
- Information Architect: Estruturar a taxonomia de dados (SIA/SUS) para transformar informações soltas em bancos de dados organizados.
- UX Designer: Desenhar fluxos de tarefas, wireframes e a arquitetura de interação focada em uso mobile.
- UI Designer: Adaptar o Design System Gov.BR para interfaces de alta fidelidade, garantindo consistência visual.
- Accessibility: Garantir contraste, áreas de toque adequadas e legibilidade para usuários com baixa visão.
Discovery: Pesquisa e Identificação de Problemas
Metodologia de Pesquisa
Para garantir que a solução atacasse as causas-raiz e não apenas os sintomas, conduzi uma investigação qualitativa e quantitativa utilizando:
- Imersão Operacional: Atuei como operador do sistema in loco, vivenciando a rotina de trabalho para mapear fricções e nuances que não aparecem em relatórios gerenciais.
- Entrevistas com Stakeholders: Conversei com a Secretária de Saúde, coordenadores, equipe operacional e pacientes para contrastar a "visão da gestão" com a "realidade da linha de frente".
- Análise de Artefatos e Legado: Auditei planilhas antigas, documentos físicos e históricos de conversas para entender a lógica (e a falta dela) dos dados da gestão anterior.
- Avaliação Heurística: Analisei a usabilidade das ferramentas improvisadas (Google Sheets e WhatsApp) para identificar violações de princípios de design e riscos de erro cognitivo.
Os 18 Problemas Críticos Identificados
Essa investigação profunda no fluxo de trabalho revelou um cenário de Alta Complexidade e Dívida Técnica Sistêmica, onde cada tentativa de solução manual criava novos bloqueios. Categorizei os 18 problemas identificados em 4 pilares:
Trabalhos Manuais e Lento
O processo dependia de montar arquivos "na mão" (copiar e colar fotos no Word), gerando demora, erros de digitação e rejeição dos exames pelo Estado.
Risco Jurídico e Dados
Armazenamento de documentos sensíveis em celulares pessoais violava LGPD, enquanto ausência de validação e inconsistência taxonômica geravam erros e duplicidades.
Falta de Controle e Métricas
A prefeitura operava sem dados para tomar decisões (não sabia a demanda real) e a equipe sofria com sobrecarga e mistura de vida pessoal com trabalho.
Dificuldade para o Cidadão
Para marcar um exame, o paciente precisava perder dia de trabalho e enfrentar filas, o que aumentava a desistência. A falta de avisos fazia muitos pacientes faltarem (No-Show), desperdiçando vagas.
Estratégia e Definição do Problema
Definição do Problema (HMW)
Após meses de imersão, reformulei o desafio central:
"Como poderíamos criar um sistema de regulação que elimine erro humano e retrabalho manual, garantindo segurança jurídica e rapidez, mesmo sendo operado por equipe com pouco conhecimento digital e infraestrutura limitada?"
Priorização de Funcionalidades (MoSCoW)
Must Have (Crítico):
- Validação de Input (travas lógicas CNS/CPF)
- Captura Segura (App Storage, sem salvar na galeria)
- Automação Documental (geração automática de PDFs)
- Listagem Otimizada (tabelas com paginação e filtros)
Should Have (Importante):
- Módulo de Relatórios Gerenciais e BI
- Envio automático via WhatsApp Web
- Histórico e rastreabilidade de lotes
Could Have (Futuro):
- App para ACS protocolarem na rua
- Portal do Cidadão para autoatendimento
Won't Have (Fora do Escopo):
- Integração API direta com sistema do Estado
- Módulo de Telemedicina
Design e Prototipagem: (V1 → V5)
Minha trajetória com o Regula.Já não foi linear. Ela evoluiu conforme minha maturidade técnica crescia, apoiada por parcerias estratégicas, testes de campo e a necessidade de adaptação ao cenário de escassez.
V1 — O Protótipo (SaaS Cross-Platform)
Inicialmente, idealizei um ecossistema unificado que cobriria toda a jornada, incluindo features para o paciente protocolar exames de casa.
- Status: Estrategicamente congelada. O escopo era vasto demais para a infraestrutura política imediata, mas as funcionalidades foram documentadas para implementação futura.
V2 — Foco na Secretaria
Pivotamos para focar exclusivamente nas dores da Secretaria. Nasceu uma versão de "Design Funcional", focada em resolver o problema real.
- A Prova de Conceito (Código): Graças à colaboração com um desenvolvedor voluntário, a V2 ultrapassou a fase de Figma e ganhou um protótipo físico mobile funcional.
- Entrega Técnica: Implementamos banco de dados real, sistema de anexos e sincronização em nuvem. Essa versão foi para produção em testes de campo e provou que a lógica do sistema funcionava, mas a interface ainda carecia de familiaridade para os usuários.
V3 — Redesign com Gov.BR e a Solução Tática
Realizei um redesign completo integrando o Design System do Gov.BR.
- Decisão Estratégica: Como os funcionários já operam sistemas do SUS (CADSUS/SIA), alinhar o Regula.Já a esse padrão visual reduziu a curva de aprendizado.
- Validação: Assim como a V2, esta versão também contou com um protótipo físico funcional desenvolvido pelo parceiro, sendo elogiada unanimemente nos testes.
O Pivô Necessário: A Solução Tática (Google Sheets)
Apesar do sucesso dos protótipos V2/V3, ao pesquisar, descobri que enfrentaríamos impedimentos de Compliance e Contratação Pública: a Prefeitura exigiria uma contratação formal de uma empresa e com a falta de orçamento para contratação oficial do desenvolvimento, precisei criar uma solução intermediária de forma imediata.
- A Decisão Estratégica: Para não deixar a secretaria parar enquanto eu perderia tempo com burocracias e licitações (o que poderia levar anos), migrei a lógica para o Google Sheets. Era uma ferramenta "permitida", estável e que eu podia controlar.
- O Problema da LGPD: Embora não fosse a solução ideal de segurança, restringi o acesso da planilha a apenas duas contas (eu e a funcionária chave), centralizando dados que antes ficavam dispersos no Excel e WhatsApp.
- O Problema Operacional: Convenci a gestão estadual a aceitar dados em formato de colunas (Planilha) em vez de cards visuais. Isso resolveu a organização e contagem de dados, mas o processamento de imagens (fotos dos exames) e a criação dos PDFs continuaram manuais (Word), consumindo horas da equipe.
V4 — Refinamento Visual e Conformidade Gov.BR
Embora a estrutura funcional da V3 estivesse correta, os testes revelaram problemas sutis de contraste e inconsistência nos tokens de cor, além da persistência do layout em Cards (herança da visão original dos stakeholders).
Reconheci que, na primeira aplicação do Design System, falhei em manter a fidelidade aos tokens. Voltei à documentação técnica não apenas para corrigir o contraste, mas também realizei ajustes significativos nos componentes, reconstruindo-os para garantir conformidade estrita com o padrão Gov.BR e acessibilidade.
- Resultado: Implementei consistência visual e padrões semânticos claros. Isso reduziu o esforço cognitivo, mas a estrutura de listagem (Cards) ainda se mostrava ineficiente para a densidade de dados.
V5 — A Maturidade do Produto (Especificação Final)
Com a iminência da contratação externa e o colapso de performance dos computadores antigos em 2026, desenvolvi a V5 para servir como a Documentação Técnica Definitiva e provar que a inteligência do sistema pertence ao Design, independentemente de quem vá codificar.
Esta versão representa uma reconstrução baseada em usabilidade de alta densidade para solucionar os gargalos que o Google Sheets e a V4 não resolveram:
- Mudança Estrutural (Cards vs. Tabelas): Identifiquei que a listagem em Cards (V4), embora bonita, gerava poluição visual, scroll infinito e baixa performance no mobile.
- Decisão de Design: Substituí por Tabelas de Alta Densidade com paginação controlada (10/15/30/50/100 itens). Isso eliminou o ruído visual e otimizou a leitura vertical (escaneabilidade).
- Otimização de Interação (Ações em Massa): Implementei padrões nativos mobile para agilizar a rotina.
- Modo de Seleção: O uso de Long Press (pressionar e segurar) na linha do paciente ativa a seleção múltipla (Checkboxes), permitindo executar comandos em lote (Imprimir, Confirmar, Enviar) via menu flutuante.
- Automação Documental: Redesenhei o fluxo crítico. O sistema agora compila os pacientes selecionados e gera o PDF do lote em segundos.
- Inteligência de Dados (BI): Projetei dashboards automáticos (Visão Quantitativa) para substituir a contagem manual, permitindo à gestão justificar pedidos de verba com dados reais.
Resultado da V5: Um protótipo em Figma de altíssima fidelidade, que simula todas as interações e permite cronometrar fluxos complexos como a automação de mensagens em massa, dispensando a necessidade imediata de código para validação de usabilidade.
Desktop: Eficiência e Uso Prolongado
Com a versão mobile finalizada e documentada, iniciei a transição do sistema para o ambiente Desktop. Esta versão foi projetada especificamente para quem gerencia o grande volume diário de exames. Ela herda todas as funcionalidades originais, mas traz como diferencial o feedback visual em tempo real das ações, reduzindo a carga cognitiva durante cadastros em lote. Outro grande destaque é a flexibilidade na captura de documentos: além da integração direta com scanners dedicados e impressoras multifuncionais, o sistema conta com o Handoff de Câmera (Cross-Device). Assim, o operador pode usar os equipamentos da mesa ou sincronizar o celular instantaneamente para usá-lo como scanner portátil, enviando a imagem direto para o Desktop sem nenhuma transferência manual de arquivos.
Validação e Testes de Usabilidade
Para validar a solução V5 antes do desenvolvimento, conduzi testes de Benchmarking Comparativo com Linha de Base Tripla: Processo Manual (Caos) vs. MVP (Sheets) vs. Protótipo Regula.Já (V5).
Metodologia de Testes
Abaixo, evidencio como o MVP resolveu a organização, mas a V5 é necessária para resolver o gargalo de tempo (Imagens e PDFs).
Organização de Dados
Banco de Dados Relacional
Tempo de Lote (Imagens)
~3 minutos (automação)
Segurança (LGPD)
Protegido (App Storage + bloqueio de screenshot)
Comunicação (No-Show)
Disparo em massa (WhatsApp API)
Nota: O tempo da V5 (3 min) refere-se ao tempo de interação de UI mensurado no protótipo (1min 45s) somado a uma estimativa técnica de latência de servidor para processamento de imagens.
Impacto Projetado
Impacto Operacional (Eficiência)
ROI de Tempo: Redução projetada de 40+ horas semanais de trabalho manual
Proteção de Dados: Validação automática de CNS/CPF garante integridade da base
Saneamento Financeiro: Sistema impede duplicidade de solicitações
Impacto Jurídico
Mitigação LGPD: Captura in-app com App Storage privado + bloqueio de screenshot
Auditabilidade: Logs completos criam defesa contra acusações de favorecimento
Impacto Social (Acesso e Cidadania)
Democratização: Remove barreira econômica do deslocamento físico
Segurança Sanitária: Digitalização reduz aglomerações e risco de transmissão
Impacto em Saúde Pública
Planejamento Baseado em Evidências: Dashboards eliminam gestão por "chute"
Redução de Absenteísmo: Automação de notificações visa reduzir esquecimento de datas
Impacto de Negócio e Métricas (Framework HEART)
Para traduzir as decisões de design em valor real para a gestão municipal, projetei os impactos operacionais utilizando o framework Google HEART, adaptado para o contexto de produtos internos (B2E/GovTech):
H - Happiness (Satisfação & Saúde)
O Problema: A equipe sofre com processos manuais repetitivos, gerando alta carga cognitiva e risco de burnout.
Impacto: A automação da "Geração de Lotes" elimina a tarefa mais estressante da operação.
Métrica: Manutenção do System Usability Scale (SUS) acima de 85 pontos e redução qualitativa nos relatos de fadiga operacional.
E - Engagement (Padronização)
O Problema: Uso de processos não oficiais, como planilhas paralelas e WhatsApp ("Shadow IT").
Impacto: O sistema centraliza a operação e torna as soluções improvisadas obsoletas pela facilidade de uso.
Métrica: 100% dos protocolos realizados exclusivamente dentro da plataforma nos primeiros 30 dias.
A - Adoption (Expansão)
O Problema: Agentes Comunitários de Saúde (ACS) não possuem ferramentas digitais em campo.
Impacto: Inclusão digital dos ACS, permitindo que protocolem exames diretamente das visitas domiciliares.
Métrica: Cadastro ativo e utilização por 60% da força de trabalho de ACS no primeiro mês do módulo mobile.
R - Retention (Retenção Voluntária)
Contexto: Sendo um sistema corporativo obrigatório, a retenção é "forçada". O foco aqui é medir a preferência do usuário.
Métrica de Sucesso: Zero solicitações para retornar ao método legado (Google Sheets/Word) após o período de adaptação.
T - Task Success (Eficiência Operacional)
A Grande Vitória: O ROI do projeto está no tempo economizado com burocracia.
Métrica: Otimização de 98% na tarefa principal (economia de 2h58min por lote). O sistema devolve dezenas de horas produtivas mensais.
Entregáveis Técnicos (Handoff)
Preparei pacote completo de especificação técnica para garantir fidelidade durante desenvolvimento externo:
- Protótipo Navegável (Figma) com fluxos completos (Mobile/Desktop)
- User Stories & Critérios de Aceite
- Documentação de Regras de Negócio e Lógica (ex: algoritmos de validação CNS/CPF)
- Design System & Tokens (baseado em Gov.BR)
- Guia de Acessibilidade (ordem de tabulação, etiquetas ARIA)
- Assets Otimizados (ícones e ilustrações em múltiplas resoluções)
Aprendizados
Imersão Operacional: Trabalhar dentro do sistema me deu insights invisíveis a consultores externos. Nenhum relatório substituiria vivenciar a rotina operacional.
Design como Processo Vivo: A evolução V1 (SaaS) → V3 (MVP Tático) → V5 (Produto Maduro) provou que resolver o problema do usuário (mesmo com planilhas) vem antes do código.
Força do Padrão (Gov.BR): Adotar Design System consolidado acelerou decisões e garantiu confiança institucional.
Inovação sob Restrição Extrema: Falta de orçamento exigiu criatividade (uso de voluntários e ferramentas gratuitas) para manter serviço funcionando enquanto projetava solução final.
Gestão de Resistência: Descobri que a melhor forma de vender mudança é com protótipos funcionais que mostram benefício imediato.
Conclusão
O Regula.Já é a materialização de 12 meses de atuação em ecossistema complexo.
Este case demonstra minha capacidade de entregar:
- Investigação Profunda: Identificação de 18 problemas estruturais
- Visão Estratégica: Alinhamento de design com eficiência operacional e impacto social
- Rigor Técnico: Especificação completa (Handoff) baseada em conformidade normativa (WCAG, LGPD)
- Validação Baseada em Dados: Uso de métricas (SUS, ROI de tempo) para guiar decisões
Mais importante: este projeto prova que Design é infraestrutura. É sobre transformar caos em ordem e ineficiência em impacto. O Regula.Já é a Documentação Técnica de Referência aprovada e validada para mudar a vida de 6.664 cidadãos de Roteiro.